Wello (Wellcode Logistics & Office Manager) (de)

WELLO (Wellcode Office & Logistics Manager) ist ein ERP-System, das standardisierte Grundmodule zur Informationsverarbeitung beinhaltet und sich dynamisch auf spezialisierte Bedürfnisse des Anwenders anpassen kann.

Es ist eine Projekt-, Auftrags-, Warenwirtschafts-, Finanzbuchhaltungs-, Personalwesensoftware, die u. A. folgende Module beinhaltet:

Unsere ERP-Anwendung

• Mandanten- und Benutzerverwaltung, es können beliebig viele Mandanten erfasst werden, die separate Auftragsbearbeitung, Buchhaltung, Personal und Kunden haben. 
  Ideal für Unternehmen mit mehreren GmbHs oder Niederlassungen.
• Menü-Steuerung mit individuellen Zugriffsrechten, auf Rollen-, Gruppen- oder Benutzerebene.
• Benutzerdefinierte Zugriffsrollen (Admin, Benutzer, Fahrer, Lageristen, Kunden, Mandant, etc.)
• Hintergrunddienste, um Aufgaben im Hintergrund zu erledigen
• Änderungsprotokollierung, alle Benutzeränderungen werden protokolliert
• 100% webbasierte, adaptive und mobilfähige Anwendung.
• Design-gesteuerter, jedem sein Design.
• Internationalisierung, weitere Sprachen neben Deutsch und Englisch.

Kontaktkartei

• Kontaktekartei (Kunden, Lieferanten, Personal, Fahrer, Fahrzeuge) inkl. Ansprechpartner, Adressen, Teledaten.
• Rollengesteuert, ein Kontakt kann mehrere Rollen haben
• Markierung für elektronischen Rechnungsempfang mit/ohne Anlagen

Dokumentenverwaltung (DMS, CMS)

• Benutzerdefinierte, Platzhalter gesteuerte Vorlagen (Office, PDF, Bilder, WEB). Office-Dokumente können online mit Microsoft Office bearbeitet werden. 
• Schriftverkehr, Anschreiben, Vertragserfassung, Abbildung des täglichen Schriftverkehrs mit integrierten E-Mail-Funktionen zum elektronischen Austausch
• Volltextsuche über Dokumenteninhalte
• Archivierungsfunktionen
• Integrierte Texterkennung (OCR), Beleg-To-Text (Office, PDF, Bild)

Auftragsabwicklung

• Alle Stufen der ordnungsgemäßen Auftragsbearbeitung (Bestellungen, Anfragen, Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften)
• Integration mit der Finanzbuchhaltung, integrierte Sachkonten und Kostenstellen.
• Automatisierte Belegerstellung (Rechenläufe) mit Komprimierung auf verschiedenen Ebenen.
• Einstellbare, automatische E-Mail-Benachrichtigungen aller Auftragsstufen
• Zustellung per E-Mail mit Anlagen, konfigurierbar für automatische Prozesse
• Einkaufspreise, Gewinnmargenberechnung. Bereits in der Positionserfassung werden die richtigen Einkaufspreise ermittelt.

Eingangsrechnungen & -lieferscheine

Die Bearbeitung der Eingangsrechnungen (EGR) werden öfter von der Software übersehen, es bleibt in Menschenhand und so werden teure Resourcen in vermeidbare Routinearbeiten verbrannt.

Mehrstufige Bearbeitung der EGR vom einfachen Eilesen der Rechnungssumme bis hin zum vollständigen Einlesen inkl. Positionen.

• Mechanismen zum automatischen Einlesen der EGR, wie Hotfolder
• Automatische Zuordnung an Zuständige zur Quittierung.
• Erkennung von Lieferanten, Rechnungs-, Lieferschein- sowie Kundennummern
• Erkennung von Einzelpositionen, inkl. Menge, Einheit, Preis, Auftreise (Dieselfloater), Artikel, Lieferadresse, Fahrzeug.
• Teilweise oder vollständige Übernahme inkl. Positionen in der Auftragsabwicklung.
• Automatische Zuordnung der Einzelpositionen auf Auftrags- und Rechnungsebene.
• Farbliche Markierung erledigter Positionen
• Wiedervorlage für Fälligkeiten, um Mahnschreiben zu vermeiden
• Übertragung an die Buchhaltung
• Generierung von Zahlungsaufträgen mit SEPA-Export.

Finanzbuchhaltung

• Kontenrahmen (Sachkonten) DATEV-konform
• Rechnungen & Gutschriften werden an das Buchhaltungsmodul übergeben
• Einfache E-Ü-Rechnung/Profit-Kalkulation mit diversen Selektionsmöglichkeiten jederzeit möglich
• Vereinfachte Eingabemaske für Buchungserfassung
• Export-Schnittstelle zum eingesetzten Finanzwesen oder für den Steuerberater.
• Automatische Übergabe digitaler Dokumente an Steuerberater
• Sämtliche DATEV-Funktionen zur automatischen Übermittlung direkt in DATEV. Wir sind zertifizierter DATEV-Schnittstellenanbieter
• Weitere Schnittstellen zu FiBu-Systemen und Lohnabrechnung, wie SAGE und BMD (AT).

Banking

• Bankkonten direkt, periodisch & automatisch aus der Bank einlesen
• Zahlungseingänge zu Rechnungen zuordnen, automatische Verteilung auf Rechnungspositionen
• Suchfunktionen und Summenberechnung der Kontoauszüge
• Erstellung von SEPA-Aufträgen
• Bankdatenvalidierung (IBAN, BIC)

Personalwirtschaft (Human Resource)

• Mitarbeiter- und Vertragsverwaltung mit Funktionsrollen
• Eintritt, Austritt, Wochenstunden, Verbindung zum Steuerberater
• Stammdaten- und Lohndatenübertragung an den Steuerberater
• Vorschussfunktionen inkl. SEPA-Erstellung
• Über integrierte DATEV Lohndatenimportservice & DATEVconnect können die Daten direkt in DATEV geschrieben werden. Wir sind zertifizierter DATEV-Schnittstellenanbieter

Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement

• Zeiterfassung per Login, PIN, RFID oder Biometrik (Kamera)
• Einrichtung von Schichtterminals analog zu den Firmenabteilungen und Personalgruppen (z. B. Werkstatt, Büro)
• Erfassungspflicht auf Firmengelände (Schichtbeginn/-ende)
• Homeoffice mit optionaler Speicherung der GPS-Location
• Separates Mitarbeiter-Menü „Mein Portal“ für Krankmeldung, Urlaubsanträge, Zeiterfassung und Stundenkontoabfrage
• Sichtbarkeit der An-/Abwesenheiten in relevanten Modulen, wie Plantafel
• Jahresurlaube, Resturlaub, Übernahme aus vergangenen Jahren
• Visuelle Darstellung der An-/Abwesenheiten auf einer Tafel mit diversen Filtermöglichkeiten.
• In der Logistik integrierte Funktionen, wie
  • Kontrollmechanismen der Zünd- und Arbeitszeit
  • Tour- und Wiegungsübersichten zu den erfassten Arbeitszeiten
• Automatische Berechnung und Übergabe der Arbeitszeiten an das Lohnmodul zur weiteren Übermittlung an den Steuerberater.
• Monatliche Arbeitszeitreports an alle Mitarbeiter und Übersicht für die GF.

Lagerverwaltung

Diverse Lagerfunktionen sind implizit in den anderen Modulen für die dortigen Funktionen integriert.

• Lagerortverwaltung
• Artikelstamm
  • mit kundengebundenen Mengen- und Preiseinheiten
  • mit Lieferantengebundenen Mengen- und Preiseinheiten
  • Barcodes, QR-Codes, Artikelgruppen
• Automatische Lagerbewegungen, ausgelöst aus anderen Modulen
• Bestandspflege, Inventurkorrektur
• Alle Lagerbewegungen sind im Journal erfasst.
• Lagerwertanzeige
• Preise für Entnahmeartikel automatisch berechenbar

Logistik & Disposition

• Plantafel, visuelle Disposition der Auftragstouren mit Gesamtübersicht, sortiert nach diversen Kriterien (wie Fahrzeug, Fahrer, Kunde, Auftrag).
• Fahreransicht, die Fahrer sehen ihre täglichen Fahrten sortiert Abarbeitungsreihenfolge und können diese antreten und nach Erledigung fertigmarkieren.
• Fahrer können transportierte Container und Materialien mit Gewicht eintragen.
• Fahrer können Bilder zu den Touren aufnehmen (Lieferscheine, Bilder vom Transportgut).
• Status der Tour ist in der Plantafel sichtbar.
• Fahrer werden zu Tourenänderungen im Tagesgeschäft direkt benachrichtigt (Achtung-Effekt).
• Google-Maps-Anbindung mit Tourenverlauf und aktueller Position des Fahrzeugs. Ermöglicht u. A. späteren Nachweis der erbrachten Fahrtleistung.
• Fahrzeuge, Fahrer und Container werden in der Kontaktekartei mit zusätzlichen separaten Karteien verwaltet.
• Führerscheinkontrolle, periodisch z. B. jeden 3. Monat. Die Fahrer fotografieren & übertragen ihren Führerschein über ihr Handy. Ein Sachbearbeiter quittiert die Gültigkeit des Führerscheins und trägt die Zeiten ein. Fahrer mit ungültigem Führerschein erhalten keine Fahraufträge.

Transport- & Wiegelieferschein-Assistenz

• Werden Lieferscheine in Papierform generiert (z. B. Fremdleistungen), können diese automatisch an die entsprechende Fahrleistung per Texterkennung (OCR) oder per Barcode-Aufkleber (mit Auftragsnummer) an die jeweiligen Aufträge zugeordnet werden.
• Elektronischer Transportlieferschein & Wiegescheine, E-Signierung durch Fahrer & Kunde (papierlos).
• Druck-, Download- Sende- und Teilen-Funktionen für die Übermittlung der Belege mit Signatur.
• Automatische Markierung als Anlage für Rechnungen, Filterung für nicht anlagerelevanten Belege.

Mautgebühren-Automation

• Die Mautgebühren -aus Tollcollect-, werden im System eingelesen und den Fahraufträgen automatisch zugeordnet.
• Mit einer Funktion „Mautkosten übernehmen“ werden automatisch die Mautgebühren zum Fahrauftrag ermittelt und als Leistungsposition aufgenommen. 
• Auflistungen der Mautgebühren inkl. Ein- und Ausfahrt werden automatisch als PDF-Anlage hinzugefügt.

Container Management

• Inventar aller Container mit eindeutigen Nummern, aufgeklebt als Nummer, Barcode oder QR-Code.
• Die aktuellen Container-Positionen können auf der Karte visuell angesehen werden (gelb zugestellt, grün verfügbar).
• In einer Übersicht mit Suchfunktion können die Container zu einem Kunden eingesehen werden.
• Beim Abtransport & Abholen der Container erkennt das System automatisch die transportierten Container durch den aktiven Auftrag, ansonsten können die Container per Hand (Nummer), Barcode- oder QR-Code eingegeben werden.
• Ist ein GPS- oder Ortungssender an den Containern angebracht, wird das eingesetzte System angezapft und die Muldenerkennung läuft völlig automatisch im Hintergrund.

Flottenmanagement

• Anbindung an das eingesetzte WebFleet Management System
• Ansicht der Fahrzeugpositionen in der Anwendung
• Verfolgung der Fahrtenspur mit Hilfe von Google Maps©
• Kunden können ihre Touren verfolgen (mit Fahrzeugposition)
• Zu jeder Tour wird die Spur aufgezeichnet für spätere Auswertung oder Beweisaufnahme.
• Synchronisation der Kfz- und Fahrerdaten zwischen Wello und eingesetztes Fleet Management.
• Hochladen von Aufträgen auf die Fahrer-Terminals in der Fahrerkabine.
• Nachrichten an Fahrer-Terminals senden.
• Für Arbeitszeiterfassung werden die Arbeitszeiten und das Fahrtenlogbuch der Fahrer angezapft.

Waage & Wiegung

• Wiegen können je nach Konfiguration Fahrer und Büro.
• Selbständiges Wiegen für Fahrer oder Fremdwägung ist ideal bei Latzenzzeiten und außerhalb von Bürozeiten.
• E-Signierung des Wiegescheins (vom Fahrer & Kunden) über das Mobiltelefon des Fahrers.
• Zustellungsfunktionen e-signierter Wiegescheine an den Kunden.
• ERST/ZWEIT-Wiegungen mit zwei Waagen, automatisch
• Hof-, Tages-, Wochenlisten
• Wiegeschein-Zu-Rechnung mit automatischer Komprimierung nach Kunden & Baustelle.

Abfallregister

• Periodische Erstellung, Gruppierung und Sortierung gemäß gesetzlicher Vorgaben
• EAK (EU), AVV-Register (DE)

BETON2GO

• Volle Unterstützung
• Periodisches Anzapfen der Mischaufträge
• Normierte BETON2GO-Lieferscheine
• Automatische Lieferschein- & Rechnungserstellung über unsere Anwendung

Tachograph To Web

• Automatisches Einlesen der Fahrer- und Fahrzeugkarten aus einem Ablage-Verzeichnis.
• Daraus werden sämtliche Daten im System aktualisiert, wie Gültigkeit, Name, Geburtsdatum, Inspektionszeiten.
• Gesamtes Datenjournal aus den Karten ist im System sichtbar.
• Automatische Erstellung und Zustellung der gesetzlich vorgeschriebenen  Schriften für die schwerwiegenden Verstöße der Fahrer.

Kundenportal, Online Shop

• Kundenzugang
• Bestellung über Internet mit vorgefertigten  Masken für verschiedene Produkte
• Kunden können ihre Bestellungen verfolgen
• E-Mail-Benachrichtigungen über alle Aktionen
• Anonyme Bestellungen ohne Kundenkonto
• Online Shop lässt sich auf Website-Layout anpassen und in Firmenpräsenz integrieren

Kommunikation mit DATEV

Wir sind zertifizierter DATEV Online API Schnittstellenabieter und implementieren darüberhinaus die Schnittstelle DATEVconnect.

Diese Funktionen sind bereits in unserer Anwendung integriert.

Diesen Service bieten wir zusätzlich extra für Steuerberater, Unternehmen mit eigener DATEV-Installation sowie IT-Dienstleister an.

DATEV Online API

Mit dieser Schnittstelle sind wir in der Lage, direkt in DATEV zu schreiben. Der Anwender autorisiert sich über seine DATEV-Chipkarte und gibt uns das Recht in sein DATEV-Konto zu schreiben. Folgende Dienste werden darüber abgewickelt

• Buchhaltungsservice, die gebuchten Datensätze aus unserer oder jeder anderen Anwendung werden in DATEV in Form von Buchungsstapeln hochgeladen. Der Steuerberater kann sie inspezieren und per Knopfdruck übernehmen.
• Belegbilderservice, dieser ist eng mit dem Buchhaltungsservice verbunden. Hier werden die Rechnungsbelege in DATEV Unternehmen Online (DUO) bzw. in einer vordefinierten Verzeichnisstruktur hochgeladen.
  Dabei verknüpft unser Programm die Buchungssätze mit deren Belegen, so dass der Steuerberater diese sich aus dem Buchungssatz heraus anschauen kann.
• Lohndatenimportservice, darüber werden die Personalstammdaten und Lohnbuchungen direkt in DATEV geschrieben. Der Steuerberater erhält eine Notiz über DATEV auf das Vorhandensein von neuen Daten und kann diese in LODAS oder Lohn & Gehalt übernehmen.

DATEVconnect

Service für den Steuerberater und Unternehmen mit eigener DATEV-Installation. Der Steuerberater muss für seine Mandanten Zugänge freischalten, damit dieser Server nutzbar wird.

Mit dieser Schnittstelle ist es möglich, mit DATEV bidirektional zu kommunizieren. D. h. es kann darüber verbucht oder Daten abgerufen werden.

Wir nutzen diese Schnittstelle zum Abruf folgender Daten (die Daten werden live im Hintergrund abgerufen)

• OPOS (Offene Posten)
• Buchungsjournal, der gesamte Buchungsjournal aus DATEV inkl. dessen Stapel stehen im Wello live zur Verfügung
• Debitoren & Kreditoren mit Adresse & Teledaten, zum Vergleich mit dem eigenen Bestand
• Zahlungsmodalitäten, Wello bildet dies intern ab.
• Kontenrahmen, hier wird der aktive Kontenrahmen synchronisiert.
• Wirtschaftsjahre, Kontolänge

DATEV Data Converter

Verschiedene Datendateien (CSV, XML, Sortierte Textdateien) werden eingelesen und direkt in die Buchhaltung importiert

• Buchhaltung
• Löhne
• Belege mit Verknüpfung zum Buchungssatz

Try It

Unter diesem Link können Sie sich eine DEMO des Programms anschauen. Es handelt sich um eine Datenbank mit Pseudo- bzw. erfundenen Daten.