Für Betriebe und Unternehmen ab einer bestimmten Firmengröße ist in Deutschland ab dem 01.01.2025 die Annahme von e-Rechnungen (X-Rechnung) verpflichtend. Nach einer Übergangsfrist müssen alle Unternehmen ab 01.01.2027 im B2B und an die Kommunen (B2G) e-Rechnungen versenden.

In Österreich sind beispielsweise e-Rechnungen bei Leistungen an den Bund & öffentliche Verwaltung verpflichtend. Aufgrund der neuen Regelungen in Deutschland können viele Unternehmen im EU-Raum betroffen sein, sodass sie ihre Rechnungen -für in Deutschland erbrachte Leistungen- als X-Rechnung ausstellen müssen.

Eine e-Rechnung muss dem Standard bzw. der EU-Norm EN 16931 -für Rechnungsaustausch europaweit- konform sein. Stellt man Rechnungen an die Kommunen aus, so muss die e-Rechnung weitere Regeln (Erweiterung des Standards EN 16931 – PEPPOL-Regelwerk) erfüllen.

Die Vorteile einer elektronischen Rechnung sprechen für sich:

- Vereinheitlichung der Rechnungsabläufe

- Vollständige elektronische Weiterverarbeitung

- Digitalisierungsfortschritt und Abschaffung der Papierform

- Zeitersparnis & Versandkosten sparen

Weitergehende Informationen zu den Vor- und Nachteilen der X-Rechnung finden Sie unter https://www.e-rechnung-bund.de/ sowie im Internet bei der Suche nach folgenden Begriffen: „X-Rechnung, ZUGFeRD, UBL-Rechnung, PEPPOL“.

Die X-Rechnung ist ein Sammelbegriff der deutschen e-Rechnung, hier sind die deutschen Vorgaben darin kodiert. Es gibt zwei Implementierungen des Standards:

1.1 ZUGFeRD

Dieser Standard wird von den Firmen und Unternehmen (Business) bevorzugt. Die Rechnung wird weiterhin als PDF mit einem elektronischen Teil -versteckt im PDF- ausgestellt – HYBRIDFORMAT. Dies hat den Vorteil, dass die bisherigen Abläufe sich minimal ändern. Es werden weiterhin die gleichen Dokumente über die gleichen elektronischen Kanäle (E-Mails oder Schnittstellen) ausgetauscht.

Die Datenverarbeitung dabei übernimmt die eingesetzte EDV. So kann der Betrieb sich schrittweise digitalisieren und sich an den neuen Anforderungen anpassen.

ZUGFeRD/FACTUR-X/CII ist jedoch in fünf verschiedenen Varianten vorhanden (MINI, BASIS/LW, KOMFORT/EN16931 und EXTENDED). Diese (ab V2.0) erfüllen den Standard EN16931. Die ZUGFeRD-Varianten ab KOMFORT/EN16931 erfüllen die Vorgaben der EU-Norm sowie die Vorgaben der Bundesregierung (Weitere Regelwerke für X-Rechnung).

Die Abläufe größerer Unternehmen lassen sich erst mit der Variante -EXTENDED- vollständig abbilden. Die anderen Varianten sind bedingt für kleinere Betriebe oder Selbständige, die wenige Rechnungen im Jahr ausstellen, geeignet.

Eignung: B2B, B2G, B2C

Abkürzungen

- CII steht für Cross-Industry-Invoice von UN/CEFACT

- FACTUR-X ist der Name der im PDF eingebetteten elektronischen Datei (factur-x.xml)

Weitere Infos finden Sie auf https://www.ferd-net.de/standards/zugferd

1.2 UBL-Rechnung

Dieser Standard wird gern als (X-Rechnung) bezeichnet. Der Bund sowie die Kommunen stellen ihre Rechnungen nur in diesem Standard aus.

Dieser Standard ist rein elektronisch, es hat keinen Sichtteil. Es lässt sich nur elektronisch weiterverarbeiten und mit weiteren Hilfsfunktionen visuell darstellen. Die inhouse-Software muss diesen Standard zumindest im Rechnungseingang verarbeiten können.

Abkürzungen

- UBL steht für Universal Business Language (ISO/IEC 19845)

Eignung:

- (B/G 2 B/G),

- es eignet sich nicht zum Versand an Endkunden (B2C)

2 Implementierung

Die Einführung der X-Rechnung bringt Folgendes für einen Betrieb:

- Konforme E-Rechnungen ausstellen und elektronisch übermitteln

- E-Rechnungen elektronisch empfangen und weiterverarbeiten

Dies impliziert folgende Risiken:

- Fehlerhaft ausgestellte E-Rechnungen können abgelehnt werden und zu Zahlungsverzögerungen führen

- Fehlerhafte E-Eingangsrechnungen können unbemerkt bleiben und wirtschaftlichen Schaden verursachen

Daher muss die inhouse-Software die Rechnungen in beiden Richtungen auf Konformität prüfen. Analog dieser Logik ist die E-Rechnung im Wello implementiert.

- Automatisierte E-Rechnung für den Ausgangsverkehr

- Elektronische Verarbeitung der Eingangs-E-Rechnungen

o Auf Positionsebene auslesen

o Fälligkeit und S-Konto-Bedingungen

o Bankverbindung für den Ausgleich

o Ansprechpartner und Kontaktdaten zu der Rechnung auslesen und voreinstellen

o Lieferantendaten per Knopfdruck synchronisieren (Name, Adresse, Aps, Bankverbindung, E-Mails und Teledaten, Rechtsform)

o Gegenprüfen zu Lieferscheinen

o Weitere Kundenspezifische Plausibilitätsprüfung & Verarbeitung

- Jede Ausgangsrechnung wird bei der Erstellung auf Konformität geprüft, ist sie fehlerhaft, so wird kein Dokument erstellt.

- Jede Eingangsrechnung wird auf Konformität geprüft, ist sie fehlerhaft, wird sie in der Anwendung markiert und im Buchungsprozess blockiert.

- Integrierte Darstellungsfunktionen für die Vorschau einer E-Rechnung

- Integrierte Prüffunktionen auf Konformität

- Funktionen zur Verarbeitung fehlerhafter Eingangs-E-Rechnungen, wie

o Zurückweisen an den Aussteller (per E-Mail)

o Blockierung im Buchungsverkehr

o Hervorhebung (ROT-Markierung)

- Sortierung und Suche nach Fälligkeiten & S-Konto-Teil

3 Rechnungsausgang

3.1 Aktivierung

Damit e-Rechnungen generiert werden, muss ein Modul namens „xrechnung“ aktiviert werden.

- In der Mandantenkonfiguration wird festgelegt, in welchem Standard die e-Rechnungen standardmäßig erstellt wird.
(siehe hierzu „Einstellungen“ è „Mandanten“)

o ZUGFeRD/Extended

o UBL-Invoice-2.0-Format (XML-Datei)

- In der Modulaktivierung wird ein Datum eingestellt, ab dem die e-Rechnung aktiviert ist.

o Alle Rechnungen ab dem Datum sind e-Rechnungen

o Rechnungen vor dem Stichtag bleiben unverändert

3.2 Einstellungen

Die e-Rechnung muss Mindestanforderungen erfüllen, wie z. B. neben dem Namen und der Adresse die Angabe von Bankverbindungen und die Rechtsform.

3.2.1 Mandanten (Rechnungssteller)

Zu einem Mandanten müssen folgende Information erfasst sein, diese Daten werden in jeder e-Rechnung eingetragen:

1. Rechtsgültiger Name des Unternehmens

2. Firmenadresse

3. Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)

4. Bankverbindungen, die auf der E-Rechnung angegeben werden

5. Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID) und/oder die Steuernummer

6. Rechtsform unter Angabe der Handelsregisternummer (HRB).

7. Form der E-Rechnung, damit wird möglich, pro Mandanten abweichende Rechnungsformen zu hinterlegen oder abzuschalten.

Die o. g. Daten lassen sich alle im Mandantenkontakt eintragen. Im Folgenden Bild ist zu sehen, wo welche Daten erfasst sind.

Abweichend kann die E-Mailadresse sein, sollte in der Belegvorlage eine andere E-Mail hinterlegt sein.

3.2.2 Kunde (Rechnungsempfänger)

Muss an einen Kunden die e-Rechnung verschickt werden, handelt es sich zwangsweise um einen B2B- oder B2G-Kunden.

Für Geschäftskunden müssen folgende Daten erfasst sein:

1. Rechtskonformer Name des Kunden im Feld Name1 … Name3

2. Seine eindeutige Nummer im Unternehmen (Kundennummer)

3. UID oder die Steuernummer im Feld Steuernummer

4. Seine Adresse

5. Ein Ansprechpartner, wird dynamisch mit der Rechnungsprozedur ermittelt.

6. Rechnungsempfangende E-Mail, wird dynamisch in der Rechnungsprozedur ermittelt

7. Leitweg-Identifikationsnummer, diese Nummer muss für B2G-Kunden eingetragen.
Das Programm schreibt im dafür vorgesehenen Feld in der e-Rechnung die UID/Steuernummer des B2B-Kunden rein, um Fehlermeldungen zu vermeiden.
Mehr Informationen zu der Leitweg-ID finden Sie unter https://www.e-rechnung-bund.de/faq/leitweg-id/

8. Eigene Lieferantennummer beim Kunden im Feld Fremdnummer für B2B-Kunden (optional)

9. Welche Form der e-Rechnung an ihn gesendet wird. Für Privatkunden ohne vollständige Daten muss Privat (z. B. Bar- & Kartenzahler) gewählt werden. Sonst sollte dieses Feld leer bleiben.

3.3 Ablauf

Der Rechnungsvorgang an sich bleibt unverändert, es werden weiterhin Word-Dokumente erstellt, PDFs an den Kunden verschickt oder gedruckt.

Ist die e-Rechnung aktiviert, werden die Rechnungen im eingestellten Standard (ZUGFeRD oder UBL-Rechnung) in dem Augenblick, wo eine Rechnung als PDF angefordert wird, erstellt bzw. ergänzt.

Im ZUGFeRD-Standard werden die bereits erstellten PDFs mit dem elektronischen Teil „injiziert“ und können in die weite Welt verschickt werden.

Ist das Ergebnis eine UBL-Rechnung wird zusätzlich eine „XML-Datei“ erstellt und neben der PDF- und Worddatei abgelegt. Die PDF-Ausgabe enthält keinen elektronischen Teil. Im E-Mail-Versand ist sowohl die PDF- als auch die XML-Datei (separat) oder nur die XML-Datei (konfigurierbar) enthalten.

Typischer Abdruck einer Rechnung im Dokumentenverzeichnis, bestehend aus einer Word-, PDF- und XML-Datei (e-Rechnung):

3.4 Konformitätsprüfung

Wenn eine e-Rechnung erstellt wird, wird sie anschließend automatisch mit der Konformitätsprüfung Auf Richtigkeit geprüft. Die Prüfung besteht aus drei Teilen:

- Generelle Prüfung (handelt es sich überhaupt um eine X-Rechnung?)

- Aufbau (entspricht der Aufbau einer X-Rechnung?)

- Logische Zusammenhänge und Einhaltung der inhaltlichen Vorgaben.

o Ist die MwSt. korrekt berechnet

o Stimmen die Zahlen im Verhältnis zueinander überein?

o Es gibt ca. 200 Regeln, die angewendet werden.

Was kann nicht geprüft werden?

- Inhaltliche Korrektheit

- Mengen, Preise, Datums

- Artikelangaben

3.5 Prüf- und Sichtfunktionen

Ist eine Rechnung als e-Rechnung erstellt, so erscheinen am Belegeintrag weitere Funktionen:

- E-Rechnung prüfen, hier wird die Konformitätsprüfung darauf ausgeführt

- E-Rechnung anzeigen, hier wird eine visuelle Ansicht der Rechnung generiert und als PDF zurückgegeben (diese entspricht nicht dem Layout des Originaldokuments).

Logischerweise muss die Prüfung der eigenen Rechnungen immer positiv sein, da das Programm nur korrekte E-Rechnungen erstellt. Inkorrekte E-Rechnung legt das Programm nicht an und meldet sich ggf. mit einer Fehlermeldung zurück. Anders, wenn Eingangsrechnungen geprüft werden (siehe hierzu eigenes Kapitel).

Typisches Ergebnis der Prüfung eigener e-Rechnung:

Typisches Ergebnis einer visuellen Darstellung der e-Rechnung (1. Seite):

3.6 Rechnungsversand

Eine e-Rechnung kann nicht mit Post, E-Post oder sonstiger Papierform versandt werden. Ein Geschäftskunde kann nicht verlangen, die Rechnung per Post zuzustellen. Er ist per Gesetz verpflichtet, die E-Rechnungen elektronisch in Empfang zu nehmen.

Die e-Rechnung kann daher nur auf elektronischer Weise versandt werden, z. B.:

- per E-Mail mit der e-Rechnung als Dokumentenanlage

- per Schnittstelle, hier erfolgt die Übergabe direkt an den Empfänger

- Über spezialisierte Netzwerke (wie PEPPOL)

Die Rechnung gilt damit als zugestellt, soweit sie rechtskonform und nicht fehlerhaft übermittelt wurde.

Bleibt der elektronische Versand per E-Mail, so ändert sich unter dem Strich die elektronische Vorgehensweise im Unternehmen kaum.

4 Eingangsrechnungen

Bei der Ausgangsrechnung herrscht die Qual der Wahl zwischen den X-Rechnungsstandards, hier muss man sich für eine Form entscheiden.

Im Gegenteil, bei der Eingangsrechnung (kurz ER) müssen alle X-Rechnungsstands (ZUGFeRD/EXTENDED/EN 16930 sowie die UBL-Rechnung) automatisch erkannt und ausgelesen werden. Erschwerend kommt dazu, dass jeder Lieferant bzw. jede Software die Standards unterschiedlich implementieren.

4.1 Einlesen über Hotfolder

Jede zu importierende Rechnung im Hotfolder (ob PDF oder XML) wird auf E-Rechnung geprüft.

- XML-Dateien müssen E-Rechnungen sein.

- PDF-Dateien werden auf die ZUGFeRD-Erweiterung geprüft.

Wird eine Datei als E-Rechnung erkannt, so wird sie einer Konformitätsprüfung unterzogen

- Prüfung bestanden,

o wird sie -wie bisher- weiterverarbeitet

o Die Rechnungspositionen werden 1-zu-1 in die Eingangsrechnungspositionen übertragen

o Skonto-Bedingungen und Fälligkeiten sowie diverse rechnungsrelevante Daten übernommen

- Prüfung nicht bestanden, wird sie rot markiert, deren Status wird auf „E-Fehler“ eingestellt.
Es bleibt in diesem Status, bis ein Mitarbeiter eingreift und die Fehlersituation klärt.

Beispiel einer rot-markierten Eingangsrechnung:

4.2 Einzelne E-Eingangsrechnung einlesen

Im Menü der Eingangsrechnungen ist eine Funktion „Eingangsrechnung importieren“ integriert. Darüber können einzelne Eingangsrechnungen (ob E- oder normale Rechnung) direkt importiert werden. Vorgehensweise der Prüfung und Auslesung, wie zuvor beschrieben. Vor dem Import kann eine E-Rechnung geprüft und visuell dargestellt werden.

Mit dem Klick auf den „Import“-Button erscheint daraufhin die transferierte Eingangsrechnung als Dialog. Dort können ggf. Änderungen vorgenommen werden. Mit dem Klick auf „Speichern“ wird die Eingangsrechnung angelegt. Handelt es sich um eine E-Rechnung werden ebenfalls die ER-Positionen und die S-Konto-Bedingungen mit angezeigt.

4.3 Prüf- und Sichtfunktionen

Analog zu der Ausgangsrechnung blenden sich im Beleg-Menü für die Eingangsrechnung Prüf- sowie Sichtfunktionen ein. Vorgehensweise, wie zuvor beschrieben.

Mit „E-Rechnung anzeigen“ wird die ER visuell dargestellt.

Bei einer Feststellung einer fehlerhaften E-Eingangsrechnung wird ein Fehlerreport mit folgenden Aktionen zur Wahl angezeigt:

- Fehlerhaft markieren, der Status der ER wird auf „E-Fehler“ gesetzt – rot markiert.

- Akzeptieren, hier wird die ER für die Weiterverarbeitung freigegeben.

- Reklamieren, eine E-Mail (E-Mail-Vorlage eInvoice.Failure) wird mit dem Fehlerreport und dem Rechnungsbeleg -als Anlage- zusammengestellt und kann direkt an den Rechnungssteller verschickt werden

Beim Klick auf Reklamieren wird eine E-Mail mit o. g. E-Mail-Vorlage „eInvoice.Failure“ zusammengestellt und kann direkt an den Rechnungssteller verschickt werden. Seine Rechnung als Anlage.

4.4 Auslesefunktionen

Zu einer elektronischen ER erscheinen weitere Funktionen,

- Importieren, erscheint nur, wenn noch keine Positionen in der ER eingetragen sind.
Damit wird die Rechnung auf Positionsebene in die Wello-ER importiert.

- Kontakt aktualisieren, Kontaktdaten werden aus der E-Rechnung in die Stammdaten übernommen

o Name des Kunden

o Adresse

o Ansprechpartner

o Teledaten

o UID, Umsatzsteuernummer

o Diverse weitere Daten, soweit vorhanden

4.5 Importieren

Soweit noch keine Positionen in der ER bereits vorhanden sind (bereits importiert oder selbst erfasst), lässt sich die ER vollständig in die Wello-Eingangsrechnung importieren.

- Rechnungsnummer, Datum

- Positionen mit Artikel, Preis, Menge, Rabatt

- Rechnungsrabatte

- Skonto und Zahlungsziel bzw. Fälligkeit

- Soweit Dokumente als Anlagen (z. B. abgerechnete Lieferscheine) in der ER kodiert sind, werden sie als weitere Anlagen zu der Wello-ER hinzugefügt.

5 Anfragen, Angebote, Aufträge und Bestellungen

Mit dem ZUGFeRD-Standard können nur Rechnungen verschickt und empfangen werden.

Der UBL-Standard V2.0 implementiert alle Stufen des Auftragsmanagements, von der Anfrage bis hin zur Abrechnung und Rechnungskorrektur. Einige Unternehmen implementieren diesen Standard und bieten an, z. B. Anfragen, Preise und Aufträge in diesem Standard auszutauschen.

Damit entfällt enormer Aufwand im Austausch von Preisen, Angeboten und Aufträgen, die vereinbarten Preise und Aufträge werden auf Positionsebene (inkl. Preisstaffeln & Mengen) direkt eingelesen stehen sofort zur Anwendung bereit. Es müssen keine Preise händisch eingepflegt oder in einer Excelliste verwaltet werden.

Wir sind dabei, unsere ERB-Software auf folgende UBL-Standards zu erweitern:

- Bestellungen, Preisanfragen

- Preislisten einlesen und verschicken

- Angebote austauschen

- Aufträge/Auftragsbestätigungen erhalten und versenden

Weitere Details finden Sie unter https://docs.oasis-open.org/ubl/os-UBL-2.0/UBL-2.0.html (englisch).

6 Links

· XStandards Einkauf - Die Standardfamilie des öffentlichen Einkaufs
https://xeinkauf.de/

· FeRD NET rund um ZUGFeRD und Forum elektronische Rechnung Deutschland
https://www.ferd-net.de/

· Interoperable Europe Portal rund um den UBL-Standard
https://interoperable-europe.ec.europa.eu/

· Peppol für die öffentliche Hand
https://www.e-rechnung-bund.de/ubertragungskanale/peppol/

· UBL-Standard 2.0
https://docs.oasis-open.org/ubl/os-UBL-2.0/UBL-2.0.html